Le saviez-vous ? Il sera bientôt possible de faire légaliser et apostiller vos documents auprès d’un notaire.
Système actuel
Pour présenter un document français auprès d’une autorité étrangère, l’authentification préalable de la signature de l’autorité ayant délivré le document peut être exigée. Il s’agit notamment des actes publics : les actes d’état civil, les extraits Kbis, les actes sous seing privé avec certification matérielle de la signature etc.
Selon le type de document et le pays où il doit être produit, tantôt cette authentification nécessitera le respect de la procédure de légalisation ou celle de l’apostille, tantôt elle sera dispensée de toute formalité.
La légalisation est une procédure d’authentification préalable de la signature de l’autorité ayant délivré le document permettant d’attester plusieurs informations telles que la véracité de la signature, l’identité et les fonctions du signataire, l’identité du sceau ou timbre. Elle se matérialise par l’apposition d’un cachet sur l’acte. Les légalisations sont effectuées par le bureau des légalisations du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères.
Exemple de documents pouvant être légalisés : les actes judiciaires, les actes notariés et les actes d’état civil
L’apostille est la procédure allégée de la légalisation. Effectuée par les cours d’appel, cette formalité consiste en une apposition d’un timbre sur le document devant être produit à l’étranger.
Exemple de documents pouvant être apostillés : les extraits de casier judiciaire, les procès-verbaux de constat
Ce système présente des nombreux inconvénients : les formalités sont effectuées sur des actes en papier et non sous forme électronique, les registres de signatures à vérifier ne sont pas systématiquement actualisés et cela représente une charge de travail pour les cours d’appel.
La réforme
A compter du 1er septembre 2025, les notaires se substitueront au Bureau des légalisations du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, aux ambassadeurs et aux chefs de poste consulaire pour légaliser les actes publics français destinés à être produits à l’étranger. Quant aux formalités de délivrance de l’apostille, elles entreront en vigueur à compter du 1er mai 2025.
Initiée par une ordonnance du 4 mai 2020, l’application de cette réforme a d’abord été prévue au mois de septembre 2023 par le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises avant d’être repoussée au 1er janvier 2025 par le décret n° 2023-25 du 23 janvier 2023, et enfin au 1er mai 2025 par l’arrêté du 7 mars 2025.
Les principaux atouts de cette réforme sont les suivants :
- Nouvelle autorité compétente : les notaires auront compétence pour légaliser et apostiller les actes publics établis par les autorités françaises ;
- Recours à une procédure dématérialisée : une base de données nationale des signatures publiques sera créée ce qui permettra de centraliser les informations nécessaires au traitement des documents à légaliser ou à apostiller, ainsi que les modalités de dépôt requises ;
- Réduction des délais de traitement par voie électronique : les autorités compétentes, devront délivrer la légalisation ou l’apostille sous un délai de trois (3) jours ouvrés à compter du jour où les informations nécessaires au traitement du document auront été déposées dans la base de données des signatures publiques ;
- Délivrance des documents par voie électronique : pour les actes publics établis sous forme électroniques, la demande de délivrance de la légalisation ou de l’apostille pourra être faite en ligne ; et pour les actes publics établis sous format papier, la formalité pourra être effectuée par courrier ou à un guichet. L’autorité compétente réalisera alors une copie numérique de l’acte public et délivrera la formalité sous format électronique ;
- Création d’un registre des légalisations et apostilles : pour assurer un suivi électronique desdites procédures, un registre des légalisations et apostilles sera tenu par le Conseil supérieur du notariat dans lequel sera enregistré l’ensemble des légalisations et apostilles délivrées sous forme électronique.
A noter la parution d’un arrêté du 14 avril 2025 définissant les caractéristiques de la signature et du sceau de la légalisation apposés sur les actes publics établis par une autorité française au JO du 19 avril 2025.
Un arrêté du ministre des affaires étrangères et du ministre de la justice précisera la compétence territoriale des notaires.