Prises en application de la loi d’urgence sanitaire du 23 mars 2020, deux ordonnances du 25 mars 2020, permettent aux groupements privés (sociétés, GIE, GEIE, associations, fondations, notamment[1]) :
- De proroger de trois mois, le délai imposé à ces Groupements pour approuver leurs comptes sociaux (Ordonnance n°2020-318),
- D’organiser la tenue de leurs assemblées générales et des réunions de leurs organes collégiaux de gouvernance « à distance », selon des modalités adaptées au contexte de confinement généralisé (Ordonnance n°2020-321)[2].
Nous en déchiffrons les principales mesures :
Prorogation du délai d’approbation des comptes annuels (ordonnance n°2020-318)
Sauf pour les SAS[3], les comptes sociaux doivent, en temps normal, être approuvés dans les 6 mois de la clôture de l’exercice.
Les Groupements qui clôturent leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence (c’est-à-dire le 24 juin 2020), disposent de trois mois supplémentaires pour approuver leurs comptes.
Etant précisé que :
- les Groupements dont le commissaire aux comptes avait rendu son rapport sur les comptes annuels avant le 12 mars 2020, ne bénéficient hélas pas de ce délai supplémentaire,
- Si l’assemblée appelée à se prononcer sur les comptes sociaux, se tient entre le 12 mars et le 31 juillet 2020[4], sa tenue pourra bénéficier des assouplissements évoqués ci-après.
Assemblées générales d’associés et réunions des organes collégiaux de gouvernance : comment peuvent-elles se tenir ?
L’ordonnance donne aux Groupements la possibilité de tenir valablement leurs assemblées générales selon les modalités ci-après, alors même que les statuts ne prévoient pas la possibilité de recourir à telles modalités, ou alors même que les statuts interdisent le recours à ces modalités.
- L’assemblée pourra se tenir sans la présence des associés : par vote à distance, via des procurations, ou encore par consultation écrite des associés.
- Elle pourra aussi se tenir par visioconférence ou téléconférence (les outils techniques utilisés devant bien sûr permettre l’identification des participants et garantir leur participation effective).
Les participants à l’assemblée devront être informés des dates, heures et modalités de tenue de l’assemblée « par tous moyens permettant d’assurer leur information ».
Si les convocations à cette assemblée ont été adressées avant le 12 mars 2020, toutes les personnes convoquées devront être informées des nouvelles modalités de l’assemblée, au moins 3 jours ouvrés avant sa tenue, par tous moyens également.
Nb : Notons qu’en pratique, notamment dans les sociétés civiles et les SAS, les modes de consultation des associés sont librement déterminés par les statuts : consultation écrite par correspondance, « acte unanime d’associés » (sous seing privé ou notarié), assemblée par visioconférence ou téléconférence. Les sociétés dont les statuts prévoient déjà ces modalités de consultation, pourront les déployer de la même manière qu’en temps normal.
Dans de telles structures, chaque fois que cela sera possible, et sous réserve d’une parfaite entente entre associés sur les décisions à prendre, il sera judicieux de recourir à l’acte unanime d’associés (soit par acte sous seing privé avec signature électronique à distance ; soit par acte notarié « à distance » selon les modalités prévues par le décret du 3 avril 2020 et que l’étude a déjà déployé).
A l’inverse, les sociétés dont les statuts ne prévoient ou n’autorisent pas ces modalités pourront valablement y recourir, sous réserve bien entendu de se conformer à l’ordonnance.
Quant aux réunions des organes collégiaux de gouvernance (administration, surveillance ou direction), l’ordonnance prévoit les mêmes facilités et modalités de tenue que pour les assemblée générales.
[1] Ci-après désignés les « Groupements »
[2] Le Ministère de l’Economie et des Finances a mis en ligne une « foire aux questions » répondant à bon nombre de situations.
[3] Pour les sociétés par actions simplifiée (SAS), le code de commerce n’impose aucun délai pour l’approbation des comptes ; les statuts déterminent librement ce délai.
[4] Sauf prorogation de ce délai qui ne pourra pas aller au-delà du 30 novembre 2020.
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Nous ne manquerons pas de revenir vers vous dans les prochains jours pour vous apporter tout élément de précision complémentaire sur l’ensemble des mesures comprises dans les ordonnances publiées le 25 mars 2020 intéressant le droit des sociétés qui font actuellement l’objet d’une d’analyse approfondie par nos équipes.
Portez-vous tous bien,
Les équipes de CHEUVREUX
